Tre steg för att skapa resultat med strukturerade dataflöden
Drömmen hade varit att våra system ger oss den önskade visuella bilden vi efterfråger, men ofta behöver vi själv göra arbetet och skapa ett smart arbetsflöde för att hämta och visualisera data från olika källor.
Genom att skapa en struktur hur din data flödar från källan till ditt önskade resultat kan du skapa en ett smart och ett flexibelt arbetssätt att arbeta med din data. Arbetsflödet kan byggas upp (oftast) ganska snabbt för att sedan anpassas och utvecklas över tid baserat på dina och organisationens behov. Tre steg ingår i ett arbetsflöde och denna process kan appliceras i Excel, i Excel tillsammans med Power Query och Power Pivot samt tillsammans med Power BI – Microsofts ”Business Intelligence”-verktyg. Processen kan appliceras och förenkla för både den mer grundläggande användaren som för den mer avancerade.
Steg 1: Källdata
För att skapa ett effektivt arbetsflöde behöver du identifiera var din data kommer ifrån och i vilket format den är. Du kan använda denna information för att bestämma hur du bäst hämtar din data och effektiviserar importen. Om det är en viktig och tidskrävande uppgift som du gör ofta, är det värt att lägga ner extra tid på att få till en så effektiv import som möjligt med så få manuella moment som möjligt.
Steg 2: Hantera data
Hantera och transformera data handlar om att omarbeta den så att den kan presenteras och visualiseras på ett enkelt och tydligt sätt för dig och andra som är intresserade av informationen. Detta kan också innebära att säkerställa att datan är korrekt och att det är sanningen som presenteras. Exempel på att hantera data kan vara att göra beräkningar baserade på informationen i källdata, dela upp kolumner, för att filtrera fram relevant information och skapa smarta kopplingar mellan olika datakällor.
Steg 3: Önskat resultat – Din visualisering
Ditt önskade resultat kan variera – det behöver inte vara diagram varje gång. Du bör dock tänka på vem som är mottagaren och vad som är relevant att visualisera. Vad vill du presentera och till vem? Här är det viktigt att veta hur insatt personen är och på vilken nivå du bör lägga informationen på. Det kan vara allt från en lista med ärenden som väntar på godkännande till en översikt över administrationstimmar per månad. Baserat på detta kan du välja lämpliga alternativ för visualisering, till exempel diagram, listor eller andra typer av visualiseringar som kartor eller “heatmap”.
Genom att följa denna process kan du skapa ett effektivt och strukturerat arbetsflöde som hjälper dig att hantera och visualisera din data på ett tydligt och lättillgängligt sätt. Detta kommer inte bara att spara tid utan också ge dig bättre insikt i dina data.
Vill du gå Fri kurs om att skapa smarta arbetsflöde med din data?
Ta chansen att utveckla dig själv och få en introduktion hur du kan bygga upp ditt nästa arbetsflöde.
Klicka här för att läsa mer om Fri kursens innehåll
Har du redan bestämt? Klicka här för att komma direkt till kurssidan