Vad betyder ordet tillgänglighet för dig, för din chef och för dina kollegor?

Har ni samma bild? Har ni diskuterat det?
Mår alla bra som ni har det eller behöver det hanteras?

För att inte orsaka en negativ stress, inom teamet, om någon skickar ett mejl 22:30 är det bra att ha kommit överens innan hur ni ska agera mellan varandra när detta sker.

 Sätt upp en tillgänglighetspolicy.

Jag anser att tillgänglighetspolicyn avser alla kommunikationsvägar, e-post, chattprogram, telefon, avbrott på rummet.  Har ni andra kommunikationsvägar?  Vad funkar/gäller hos er?

Organisationens ansvar

Bra frågor att diskutera och besvara:

• Behöver alla, några eller ingen vara tillgängliga efter kl 17:00 på kvällen?
  Om inte alla, vem har jouren och hur kan de fördelas? Eller ska vi skicka mejl till varandra men inte förvänta något svar från tidigast 08:00. Eller använd fördröj leverans i Outlook (se filmtips)

•  Vad kommunicerar vi till våra kunder om vår tillgänglighet? Har vi lärt våra kunder att vi alltid svarar oavsett tid eller veckodag? Bra eller dåligt?

• Om ni får e-post eller meddelande på mobilsvar. Inom vilket tidsintervall, är det rimligt att återkomma? Vissa företag har inom till 24 timmar – måndag till fredag. Vad funkar hos er?

• Vad gäller om en kontorsdörr är stängd? Eller öppen?

• Om ni arbetar i öppna kontorslandskap, vilket blir ert tecken för att inte bli störda?

Svaren blir er tillgänglighetspolicy på företaget.

Den enskilde individens ansvar

Vi har ju ett eget ansvar också hur vi hanterar vår vardag. Några tips på hur du kan minska avbrotten på jobbet och får tid till återhämtning mellan dina arbetspass – hitta balans mellan jobb och fritid är viktigt.

• Stäng av alla notiser från e-post/Outlook (Se film om Hur du gör) eller push-mejl från telefonen.
  Ha som princip att inte kolla mejlen framför TV på kvällen.

• Var tydlig mot kunder/kollegor när du är tillgänglig? Avvik inte om ni har en tillgänglighetpolicy. Håll dig till den. Annars kanske du saboterar för dina kollegor.

• Om du behöver arbeta utanför arbetstid. Använd Outlook funktionen, Fördröj leverans. (Engelska: Delay delivery). Se film om hur du går till väga. Då kan du skriva mejlet på söndagskvällen men det skickas inte för t ex kl 8 på morgonen. Datorn måste dock vara igång och inloggad för att det ska fungera.

• Prova att stänga dörren, stänga av telefon för att få jobba ostört då och då.
  Och bestäm dig hur länge och vilken arbetsuppgift du vill utföra.
  T ex: I morgon mellan kl 08:00-10:00 ska jag skriva rapporten XX1 – utan avbrott.

Vill ni lära er mer om tidsbesparande tips/åtgärder inom Officepaketet, e-post, telefoner, surfplattor – ja, helt enkelt hur får vi till en bra och produktiv arbetsdag. Kontakta Annica Larsson via telefon: 0709-503939 eller via vårt kontaktformulär.